1 – Mise en place de la démarche qualité au laboratoire
Comme d’autres laboratoires, le Cermav a été confronté en 2002 à plusieurs questionnements : départs à la retraite, ARTT, transmission essentiellement orale du savoir…, associés à un parc expérimental important (microscopie électronique, spectrométrie de masse, RMN, chromatographie, rayons X). Il s’est agit de formaliser et mémoriser les pratiques de laboratoire. Dans cette optique, la norme ISO 9001 de management de la qualité (généraliste, flexible et reconnue sur le plan international), s’est imposée comme le référentiel de choix. Une démarche Qualité a été mise en place en 2003 sur l’ensemble de nos activités, tant techniques qu’administratives, de façon à répondre aux exigences de la norme. Nous nous sommes intéressés dans un premier temps à la qualité en recherche.En effet, il est communément admis que seulement 20% d’une activité de recherche est consacrée à une activité créatrice, le reste correspondant à des taches routinières et classiques. L’idée était d’organiser plus efficacement les activités de recherche en travaillant sur les aspects organisationnels de la recherche.
2 – Les aspects de la norme ISO 9001
Avant la réalisation pratique, il faut cerner les trois aspects de la démarche Qualité que sont l’approche processus, l’amélioration continue et la maîtrise documentaire, à travers leur adaptation à la problématique d’un laboratoire de recherche.
2.1 L’approche processus
L’approche processus, qui correspond à la structuration des activités du laboratoire, a consisté à décomposer son fonctionnement en un certain nombre de processus ou grandes activités. Les processus identifiés (fig. 1), se divisent en processus de management, processus support et processus de réalisation qui représentent les processus « coeur de métier » de l’Unité.
L’ISO 9001 introduit la notion de client, dont on va mesurer la satisfaction au moyen d’indicateurs. Ainsi par ex., pour notre tutelle, le CNRS, notre production scientifique (nombre de publications, facteur d’impact moyen…) représente un indicateur du processus « Activités de recherche ».
2.2 L’amélioration continue
Tout système de management doit chercher à s’améliorer et pour ce faire, s’attaquer à l’ensemble des anomalies et dysfonctionnements susceptibles de se produire. Ce principe d’amélioration continue est généralement représenté par une suite d’actions correctives et préventives que l’on symbolise par une « roue de Deming » ou modèle PDCA pour Plan/Do/Check/Act (fig. 2).
L’enchaînement successif de ces étapes va permettre d’aller vers une optimisation du système. Au Cermav, l’amélioration continue s’appuie essentiellement sur deux outils qui correspondent à des exigences de la norme : la mise en place des audits internes, et les revues de direction.
2.3 La maîtrise documentaire
L’approche processus et l’amélioration continue sont portées par la maîtrise documentaire qui permet de structurer des informations (fig. 3). Le système documentaire associe au sein d’une structure hiérarchique, représentée sous la forme d’une pyramide :
- le manuel qualité, point d’entrée du système qui décrit les processus,
- les procédures qui détaillent les dispositions de maîtrise des processus (« Qui fait quoi? »),
- les modes opératoires qui précisent en détail les étapes des procédures (« Comment? »),
- les modèles et formulaires, utilisés pour créer des documents ou comme supports d’enregistrement,
- les enregistrements qui apportent la preuve de ce qui a été fait et assurent la traçabilité du système.
3 – Le système d’organisation du laboratoire
L’originalité de la démarche menée au Cermav a été d’associer la refonte du site intranet du laboratoire et la démarche Qualité, dans une sorte de portail web, fournissant un frontal d’accès aux ressources documentaires et applicatives internes du laboratoire. SOURCE est le Système d’Organisation de l’Unité de Recherche CErmav (fig. 4). L’interface web donne accès à l’ensemble des informations, qu’il s’agisse de la documentation Qualité (procédures, modes opératoires…) ou des informations dynamiques, données et enregistrements, comme :
- les modes opératoires d’utilisation des équipements
- les comptes-rendus (conseil de laboratoire, commissions…)
- les plannings de réservation (salles, équipements…)
- l’accès aux documents administratifs (missions, formation…)
- l’accès aux bases de données (personnels, publications…)
- l’accès à un espace collaboratif pour les différentes équipes de recherche,
- le suivi des cahiers de laboratoire …
L’outil SOURCE a été retenu dans le cadre d’un appel à projets de la Mission des Ressources et Compétences Technologiques (MRCT) du CNRS. SOURCE est disponible sur le site du réseau Qualité en Recherche (rubrique Outils informatiques).
4 – Les bénéfices de la démarche Qualité
L’outil Source, utilisé en page d’accueil de l’intranet, est désormais intégré au mode de fonctionnement de l’Unité. L’appropriation du système par le personnel a été facilitée par l’intégration d’outils tels qu’agenda, plannings de réservation, outils bibliographiques… Parallèlement à l’amélioration de l’organisation et des circuits d’information internes, la mise en place d’un système de management de la qualité a aussi eu des impacts au niveau de l’implication du personnel et de la gouvernance du laboratoire. L’association intranet et démarche qualité a pleinement répondu aux objectifs fixés, en contribuant à l’amélioration du fonctionnement général, et en apportant une lisibilité vis-à-vis de nos partenaires.
5 – Qualité de la recherche
Revenons maintenant sur le cœur de métier d’un laboratoire de recherche avec la qualité de la recherche proprement dite. En effet, comment imaginer être au cœur de la production de résultats scientifiques, sans s’assurer de la mise en œuvre de moyens optimaux pour garantir la qualité et notamment la traçabilité des résultats produits ? Au CERMAV, celle-ci est assurée par l’utilisation des cahiers de laboratoires et la mise en place de fiches projets. Ces fiches projet permettent d’assurer la continuité entre un projet scientifique, sa description ( ressources humaines et financières…), son fonctionnement (comptes rendus, rapports…), les cahiers de laboratoire utilisés ainsi que les archives numériques dont la structuration obéit à un mode opératoire.
C’est ce même souci d’assurer une traçabilité des activités de recherche qui a conduit le laboratoire à définir par exemple une feuille de route à destination des doctorants comportant une liste d’objectifs à réaliser au cours de leur thèse et dont la validation régulière par le responsable de thèse est nécessaire pour son inscription à l’Ecole doctorale.
Références:
La démarche Qualité d’une plate-forme technologique
Guide pratique de mise en place
Auteurs : A. Rivet, B. Brasme,
M. Carret, P. Meras, I. Jeacomine,
I. Paintrand, E. Facchin & S. Boullanger
Editeur : Cermav-CNRS
ISBN-13 : 978-2-9546225-0-7
Broché : 131 pages
Dimension : 16 x 24
Parution : septembre 2013
Prix : 12,50 € + 3,45 € de frais de port
Bon de commande à adresser au
Cermav-CNRS
BP 53, 38041 Grenoble cedex 9
SIRET : 180 089 013 00387
Cet ouvrage répond aux besoins de mise en place de démarches Qualité au sein de plates-formes, plateaux technologiques ou services techniques dans le domaine de la recherche.
A l’heure où la demande sociétale est de plus en plus forte en termes de traçabilité et de transparence, il devient essentiel de rassembler les bases de la démarche Qualité en recherche et la mise en application réelle, sur la base de documents Qualité tels les chartes d’utilisation, procédures, modes opératoires et formulaires.
Les auteurs présentent une expérience concrète de réalisation d’un système de management de la Qualité, celle de la plate-forme de l’Institut de Chimie Moléculaire de Grenoble. S’appuyant sur les principaux chapitres de la norme ISO 9001 et sur leur propre expérience, ils ont élaboré ce guide pour ceux qui souhaitent entreprendre une démarche similaire.
